Henkilötietojen käsittelyehdot

Versio 13.9.2026

Nämä ehdot muodostavat asiakasyrityksen ja Coolgian välisen henkilötietojen käsittelysopimuksen ja ovat osa OstoVirran käyttöehtoja.

1. Osapuolet ja roolit

Asiakasyritys on rekisterinpitäjä ja Coolgia henkilötietojen käsittelijä siltä osin kuin Coolgia käsittelee OstoVirtaan tallennettuja ostotapahtumien, myyjien ja kuittien vastaanottajien henkilötietoja asiakkaan lukuun.

2. Käsittelyn kohde ja kesto

Käsittelyn tarkoituksena on OstoVirta-palvelun tuottaminen. Käsittely jatkuu palvelusopimuksen voimassaolon ajan sekä sen jälkeen vain tietojen palauttamisen, poistamisen, varmuuskopioiden normaalin kierron tai lakisääteisen velvoitteen edellyttämän ajan.

3. Rekisteröidyt ja tietoryhmät

Rekisteröityjä voivat olla myyjät, asiakasyrityksen käyttäjät, kuittien vastaanottajat ja muut ostotapahtumaan liittyvät henkilöt. Käsiteltäviä tietoja voivat olla nimi, yhteystiedot, osoite, Y-tunnus, tunnistamistiedot, ostotapahtuma- ja tuotetiedot, kuvat, allekirjoitus, kuitit, toimitustiedot, lokit, IP-osoite sekä laite- ja aikaleimatiedot.

4. Asiakkaan ohjeet ja vastuu

Coolgia käsittelee tietoja vain asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden, näiden ehtojen ja sovellettavan lain mukaisesti. Palvelun tavanomainen käyttö ja asetukset muodostavat asiakkaan ohjeet. Jos Coolgia katsoo ohjeen rikkovan tietosuojalainsäädäntöä, se ilmoittaa tästä asiakkaalle ja voi keskeyttää ohjeen toteuttamisen.

Asiakas vastaa käsittelyn lainmukaisuudesta, oikeusperusteesta, rekisteröidyille annettavista tiedoista, tietojen oikeellisuudesta ja käyttäjiensä käyttöoikeuksista.

5. Salassapito ja henkilöstö

Coolgia varmistaa, että henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat sitoutuneet salassapitoon ja käsittelevät tietoja vain tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

6. Tietoturva

Coolgia toteuttaa riskiä vastaavat tekniset ja organisatoriset turvatoimet. Niihin kuuluvat tarpeen mukaan salatut yhteydet, käyttöoikeuksien hallinta, tunnisteiden tiivistäminen, lokitus, varmuuskopiointi, palvelun seuranta sekä palautumiseen liittyvät menettelyt.

7. Muut käsittelijät

Asiakas antaa Coolgialle yleisen kirjallisen luvan käyttää seuraavia alikäsittelijöitä palvelun tuottamisessa:

• UpCloud – palvelininfrastruktuuri, tietokanta ja objektitallennus;
• HostGator – sähköpostien välitys.

Stripe käsittelee OstoVirran tilausten maksutietoja omien sopimus- ja tietosuojarooliensa mukaisesti eikä sitä käytetä ostotapahtumien varsinaisen asiakassisällön tallentamiseen.

Coolgia vastaa siitä, että alikäsittelijää sitovat olennaisilta osin vastaavat tietosuojavelvoitteet. Olennaisesta uuden alikäsittelijän lisäämisestä ilmoitetaan asiakkaalle etukäteen. Asiakas voi perustellusta tietosuojasyystä vastustaa muutosta.

8. Kansainväliset siirrot

Coolgia huolehtii, että henkilötietojen siirrolle ETA-alueen ulkopuolelle on tietosuoja-asetuksen mukainen siirtoperuste ja tarvittavat lisäsuojatoimet, kuten riittävyyspäätös tai Euroopan komission vakiosopimuslausekkeet.

9. Rekisteröityjen pyynnöt

Coolgia avustaa asiakasta kohtuullisesti rekisteröityjen tarkastus-, oikaisu-, poisto-, rajoitus-, vastustus- ja siirtopyyntöjen käsittelemisessä. Jos Coolgia vastaanottaa asiakkaan aineistoa koskevan pyynnön suoraan, se välittää pyynnön asiakkaalle eikä vastaa siihen asiakkaan puolesta ilman valtuutusta.

10. Tietoturvaloukkaukset

Coolgia ilmoittaa asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä havaitsemastaan henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, joka koskee asiakkaan lukuun käsiteltyjä tietoja, ja antaa käytettävissään olevat tiedot asiakkaan ilmoitus- ja dokumentointivelvollisuuksien hoitamiseksi.

11. Avustaminen ja vaikutustenarviointi

Coolgia avustaa kohtuullisesti asiakasta tietoturvaa, tietoturvaloukkauksia, vaikutustenarviointia ja valvontaviranomaisen ennakkokuulemista koskevien velvollisuuksien täyttämisessä ottaen huomioon käsittelyn luonteen ja Coolgian käytettävissä olevat tiedot.

12. Tietojen palauttaminen ja poistaminen

Palvelusopimuksen päättyessä Coolgia palauttaa tai poistaa asiakkaan lukuun käsitellyt henkilötiedot asiakkaan valinnan ja dokumentoidun pyynnön mukaisesti, ellei laki edellytä säilyttämistä. Asiakkaan on pyydettävä tarvitsemansa vienti ennen tilin lopullista poistamista. Tiedot poistuvat varmuuskopioista niiden normaalin kierron mukaisesti.

13. Tarkastukset

Coolgia antaa asiakkaalle tietosuoja-asetuksen 28 artiklan noudattamisen osoittamiseksi tarvittavat kohtuulliset tiedot. Tarkastus sovitaan etukäteen, toteutetaan normaalina työaikana ja rajataan siten, ettei muiden asiakkaiden turvallisuus, salassapito tai henkilötiedot vaarannu. Asiakas vastaa itse pyytämänsä tavanomaisesta poikkeavan tarkastuksen kohtuullisista kustannuksista, ellei tarkastuksessa todeta olennaista rikkomusta.

14. Ehtojen etusijajärjestys

Jos nämä käsittelyehdot ja muut sopimusehdot ovat ristiriidassa henkilötietojen käsittelyn osalta, näitä käsittelyehtoja sovelletaan ensisijaisesti.