Tietosuojaseloste

Versio 13.9.2026

Tässä selosteessa kuvataan, miten Coolgia käsittelee henkilötietoja OstoVirta-palvelussa.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

2. Coolgian ja asiakasyrityksen roolit

Coolgia toimii rekisterinpitäjänä OstoVirran asiakasyrityksiä, niiden käyttäjiä, sopimuksia, laskutusta, asiakaspalvelua sekä palvelun turvallisuutta koskevassa henkilötietojen käsittelyssä.

Kun asiakasyritys tallentaa OstoVirtaan myyjien, kuittien vastaanottajien tai muiden henkilöiden tietoja ostotapahtumien käsittelemiseksi, asiakasyritys toimii rekisterinpitäjänä ja Coolgia käsittelee tietoja asiakasyrityksen lukuun. Näihin tietoihin liittyvät pyynnöt tulee ensisijaisesti osoittaa kyseiselle asiakasyritykselle.

3. Käsiteltävät henkilötiedot

• asiakasyrityksen nimi, Y-tunnus, yhteystiedot ja asetukset;
• käyttäjän nimi, sähköpostiosoite, rooli, tilin tila ja kirjautumistiedot;
• myyjän nimi, yhteystiedot, osoite, Y-tunnus sekä tunnistamista koskevat tiedot;
• ostotapahtumat, tuotteiden kuvaukset ja kuvat, allekirjoitukset sekä kuitit;
• kuitin toimitusosoite tai puhelinnumero ja toimituksen tila;
• tilaukseen ja maksamiseen liittyvät tunnisteet ja tilatiedot;
• IP-osoite, selaimen käyttäjäagentti, laitetunnisteen tiiviste, tapahtumalokit ja aikaleimat;
• asiakaspalveluun toimitetut viestit ja muut käyttäjän antamat tiedot.

4. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Tietoja käsitellään palvelun ja käyttäjätilien tuottamiseen, ostotapahtumien dokumentointiin, kuittien toimittamiseen, tilausten ja maksujen hallintaan, väärinkäytösten estämiseen, tietoturvan ylläpitämiseen, asiakaspalveluun sekä lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen.

Käsittely perustuu tilanteen mukaan sopimuksen täytäntöönpanoon, lakisääteiseen velvoitteeseen tai Coolgian oikeutettuun etuun tarjota ja suojata palvelua. Asiakasyrityksen lukuun käsiteltävät ostotapahtumatiedot käsitellään asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden ja henkilötietojen käsittelyehtojen perusteella.

5. Tietojen lähteet

Tiedot saadaan käyttäjältä, asiakasyritykseltä, ostotapahtumaa käsittelevältä käyttäjältä, myyjältä, käyttäjän laitteelta sekä maksun- ja viestinvälityksen palveluntarjoajilta.

6. Vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Tietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin palvelun toteuttaminen edellyttää. Keskeisiä palveluntarjoajia ovat:

• UpCloud – palvelininfrastruktuuri, hallittu PostgreSQL-tietokanta ja objektitallennus;
• HostGator – sähköpostien välitys;
• Stripe – tilausten ja maksujen käsittely.

Stripe voi käsitellä maksamiseen liittyviä tietoja myös itsenäisenä rekisterinpitäjänä omien ehtojensa ja tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, jos laki tai toimivaltaisen viranomaisen määräys sitä edellyttää. Henkilötietoja ei myydä.

7. Tietojen siirrot ETA-alueen ulkopuolelle

Osa palveluntarjoajista voi käsitellä tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tällaiset siirrot toteutetaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti esimerkiksi Euroopan komission riittävyyspäätöksen, vakiosopimuslausekkeiden tai muun hyväksytyn siirtoperusteen avulla.

8. Säilytysajat

• kirjautumisistunto on voimassa enintään 12 tuntia;
• laitteen välttämätön eväste on voimassa enintään 365 päivää;
• käyttäjäkutsu on voimassa 24 tuntia ja salasanan vaihtolinkki 60 minuuttia;
• asiakas-, sopimus-, laskutus- ja tukitietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin lakisääteiset velvoitteet tai oikeusvaateisiin varautuminen edellyttävät;
• turvallisuus- ja tapahtumalokeja säilytetään vain niin kauan kuin palvelun turvallisuus, väärinkäytösten selvittäminen ja oikeusvaateet edellyttävät;
• asiakasyrityksen lukuun käsiteltävät ostotapahtumatiedot palautetaan tai poistetaan asiakkaan ohjeiden ja käsittelyehtojen mukaisesti, ellei laki edellytä säilyttämistä.

9. Välttämättömät evästeet

OstoVirta käyttää kirjautumiseen välttämätöntä ov_session-evästettä ja laitteen tunnistamiseen välttämätöntä ov_device-evästettä. Evästeet ovat suojattuja HttpOnly- ja Secure-asetuksilla ja niiden SameSite-asetus on Strict. Palvelussa ei tällä hetkellä käytetä analytiikka- tai mainosevästeitä.

10. Tietojen suojaaminen

Tietoja suojataan käyttöoikeuksilla, salatuilla verkkoyhteyksillä, tunnisteiden tiivistämisellä, lokituksella, varmuuskopioinnilla ja palvelun toiminnan kannalta asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla turvatoimilla. Pääsy tietoihin rajataan henkilöihin, joiden tehtävät sitä edellyttävät.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on soveltuvan lainsäädännön mukaisesti oikeus saada pääsy tietoihinsa, pyytää virheellisten tietojen oikaisemista, tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista, vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä sekä saada soveltuvat tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen.

Pyynnön voi lähettää osoitteeseen kuitit@ostovirta.fi. Henkilöllisyys voidaan joutua varmistamaan ennen pyynnön toteuttamista. Asiakasyrityksen tallentamia myyjän tietoja koskeva pyyntö osoitetaan ensisijaisesti kyseiselle asiakasyritykselle.

12. Valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle. Lisätiedot: tietosuoja.fi.

13. Muutokset

Selostetta voidaan päivittää palvelun tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen versio julkaistaan tällä sivulla.